Gestión y Registro de Documentos

GESDOC es una aplicación informática destinada a facilitar la gestión integral de los Centros docentes, donde disponen de un Registro General de entrada de documentos recibidos y la salida de los que sean expedidos.

Además de las funciones de registro, GESDOC incluye funciones de organización y gestión de documentos internos (independiente del registro), y una agenda en la que es posible asociar tareas y recordatorios a los documentos. GESDOC puede resultar útil también a empresas y particulares que deseen un mejor control sobre la documentación interna generada y la intercambiada con el exterior.

Los diferentes módulos ofrecidos por GESDOC se exponen en los siguientes apartados:

GESDOC ofrece un entorno de trabajo que permite realizar varias tareas de forma paralela. La aplicación presenta una ventana principal que contiene páginas o subventanas en las que se ejecutan las tareas selecionadas. La figura 1 muestra el aspecto de la parte superior de la ventana principal. De arriba a abajo, bajo el marco de la ventana principal, se encuentran el menú de funciones del programa, la barra de herramientas principal y las pestañas de selección de subventanas activas.

Figura 1

Con GESDOC es posible hacer constar registros oficiales de documentos. En el caso de que sea necesario introducir enmiendas a algún asiento, la información originalmente introducida queda salvada y aparecerá en los informes detallados del asiento. Además, el asiento enmendado es marcado con un asterisco que se muestra al lado del tipo de asiento (columna E/S).

Haciendo click sobre cualquier columna de la lista se ordenan los asientos por ese criterio, y si se repite el click se invierte el orden. También es posible realizar una búsqueda o filtrar los asientos de manera que sólo se muestren aquellos que cumplan unas determinadas condiciones. La función de búsqueda (botón "Buscar") le permite encontrar asientos de registro que en cualquier campo de información contengan un cierto texto. La función de filtrado (botón "Filtrar") selecciona asientos por uno o una combinación de distintos criterios de búsqueda.

GESDOC permite crear asientos en el registro de documentos desde los siguientes ámbitos:

El comportamiento de la aplicación es el mismo en todos los casos con la salvedad de que cuando se cree un asiento de registro desde el Organizador, los datos correspondientes al documento que se está visualizando en pantalla se incorporarán de forma automática al nuevo asiento. La ventana para crear un nuevo asiento, ya sea de entrada o de salida, puede verse en la figura 3.

GESDOC le permite, además de mantener un registro de entrada y salida de documentos, gestionar y organizar documentos independientemente del registro. Esto le facilita mantener bajo control documentos no oficiales, propios, borradores de trabajo, etc. Estas funciones están disponibles en el Organizador de Documentos. El Organizador guarda ciertas similitudes de funcionamiento con el explorador de windows, pero en este caso usted trabaja con documentos de cualquier tipo en vez de con archivos de ordenador. En el Organizador puede usted guardar información sobre documentos en papel, electrónicos, libros, manuales, cintas, disquetes, etc., asociando a cada documento información tal como Nombre, Descripción, Tipo de documento, Fecha, Clasificación, etc.

Para localizar uno o varios documentos en el Organizador utilizará la función de búsqueda. Esta función puede ser llamada desde el menú "Tareas" seleccionando la opción "Búsqueda Documentos", o desde el mismo Organizador haciendo click sobre el botón "Buscar".

GESDOC incluye una agenda para introducir anotaciones asociadas a entradas y salidas del registro, a documentos del Organizador, o independientes. Al iniciar la aplicación se mostrará una ventana con un recordatorio de aquellas anotaciones de la agenda que estén pendientes (Ver figura 1). Si trabaja con múltiples organismos aparecerán todas las anotaciones pendientes agrupadas por organismo. Una vez visto el recordatorio de la agenda haga click sobre el botón "Continuar" y GESDOC seguirá su proceso normal.

El precio de la aplicación es de 160 euros, IVA y gastos de envío incluidos.

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